Easy Travel

Das Portal für Geschäftsreisen

Reiseprüfungen, Meldungen und Visa-Beantragungen gebündelt in einer umfangreichen Platform

Screenshot des Reisenden Dashboards von Easy Travel

Die Aufgabe

Um Mitarbeiter ins Ausland zu entsenden, müssen unzählige Formulare ausgefüllt, Informationen bereitgestellt und bürokratische Hürden überwunden werden. Ob eine Reise meldepflichtig ist, oder nicht, welche Zertifikate oder Visa für die Entsendung benötigt werden, und welche Meldefristen zu beachten sind, ist Aufgrund der Vielzahl an internationalenen Vorschriften und Besonderheiten für einen Laien kaum zu durchblicken.

Die Prozesse wickelte unser Kunde zuvor weitestgehend über Telefon & E-Mail oder Post ab, sammelte Unterlagen in einem geteilten Laufwerk und führte Prüfungen händisch aus. 

Unsere Aufgabe war es, das Kerngeschäft zur Meldung von EU-Reisen zu automatisieren und in einer Platform zu bündeln.

Zeitraum

2018 - 2021

Leistungen
  • Backend
  • Design
  • Frontend
  • Konzeption
  • Softwarearchitektur
Technologien
  • Logo Angular Angular
  • Logo Node.js Seek Node.js
Screenshot des Login-Bereichs von Easy Travel
Screenshot einer Reiseprüfung von Easy Travel
Screenshot der Nachrichtenfunktion von Easy Travel
Screenshot der Dokumentenübersicht von Easy Travel
Screenshot des Dashboards von Easy Travel
Screenshot der Profilseite von Easy Travel
Screenshot der Meldungsübersicht von Easy Travel
Screenshot der Reiseprüfungen von Easy Travel
Screenshot eines Reisepasses von Easy Travel
Screenshot eines SV-Nachweises von Easy Travel
Screenshot der Nutzerübersicht von Easy Travel

Unser Lösungsansatz

Die Pläne für Easy Travel waren von vorne weg groß: Ein Portal schaffen, das alle Geschäftsfelder unseres Kunden rund um das Thema Geschäftsreisen abbilden kann.

Um dieses langfristige Ziel zu erreichen, haben wir bei der Architektur von Easy Travel auf solide Frameworks und eine leichte Erweiterbarkeit gesetzt. Dadurch konnten wir nach Launch des MVP (Minimum Viable Product) eine Vielzahl neuer Features integrieren und die Anwendung so Stück für Stück ausbauen: beispielsweise um eine Dokumenten-Verwaltung, eine Nachrichten-Funktion, die die Kommunikation weg von Telefon & E-Mail ermöglicht hat, oder die Anbindung diverser Schnittstellen von Endkunden, mit der automatisiert Nutzer und Reisen importiert werden können.

Ein wichtiger Baustein ist dabei das mächtige Rechte-System, mit dem verschiedene Rollen bedient und gleichzeitig Sonderregeln für die speziellen Anforderungen der zahlreichen Endkunden integriert werden können.

Feature Spotlight

Dashboard

Das Dashboard dient als zentrale Anlaufstelle für alle Nutzer. Hier sind die, für jede Nutzerrolle, wichtigsten Informationen zu finden. Für einen reisenden Mitarbeiter etwa eine Übersicht der letzten Reiseprüfungen und offenen Visa-Beantragungen. Bei einem HR-Mitarbeiter eine Karte mit Übersicht aller aktuell entsandten Mitarbeiter. Und bei Administratoren ein Überblick über zeitnah ablaufende Reisepässe und Visa.

Screenshot von Reisemeldungen von Easy Travel
Screenshot des Chat-Fensters von Easy Travel
Feature Spotlight

Nachrichten senden & empfangen

Der Chat ist die zentrale Stelle zur Kommunikation in Easy Travel. Ob Fragen zu Sonderfällen bei Reiseprüfungen, Anfordern oder Versenden von Dokumenten für Meldungen, oder Erinnerungen zu fehlenden Angaben: Hier erfolgt der gesamte Austausch zwischen Reisenden und Bearbeitern vorgangsbezogen - z. B. zu einer durchzuführenden Meldung - und bleibt dabei nachvollziehbar und strukturiert, u. a. durch automatische Zuordnung der Dokumente zum entsprechenden Vorgang.

Ein unstrukturiertes hin- und herschicken von E-Mails, mit manuellem Ablegen von Dateien in einem geteilten Laufwerk, gehört damit der Vergangenheit an.

Feature Spotlight

Schnittstellen, Importe und mehr

Bedingt durch die regelmäßige Änderung von Meldebedingungen, aber auch durch große Endkunden, die Reisen für tausende Mitarbeiter über die Platform verwalten, sind automatisierte Imports großer Datensätze und die Anbindung externer Schnittstellen, etwa zu SAP, unerlässlich für eine Plattform dieser Größenordnung. Daher verfügt Easy Travel über eine Import-API. Diese ermöglicht einerseits manuelle Imports - beispielsweise von Nutzern oder Meldebedingungen. Andererseits aber auch das regelmäßige Einlesen großer Datensätze, die automatisierte Durchführung von Reiseprüfungen und das anschließende Reporting der Ergebnisse an Mitarbeiter der Endkunden. 

Screenshot eines SV-Nachweises von Easy Travel
Feature Spotlight

Visa-Beantragungen

Durch die auf Erweiterbarkeit ausgelegte Architektur konnten wir Easy Travel nach Go-Live der ersten Version um zahlreiche weitere Funktionen ergänzen. Die wohl größte davon bildet einen weiteren Geschäftsbereich unseres Kunden ab: die Durchführung von Visa-Prüfung und -Beantragung.

Feature Spotlight

Änderungsverfolgung

Daten in Easy Travel werden regelmäßig geändert, damit alles auf dem aktuellen Stand bleibt. Diese Änderungen nachverfolgen zu können, ist nicht nur aus Compliance-Gründen wichtig, sondern schafft Vertrauen in die Platform. Denn hier kann ein Nutzer jederzeit einsehen, welche Daten geändert wurden, wann diese Änderung erfolgt ist und wer die Änderungen durchgeführt hat - sei es ein HR-Mitarbeiter, Sachbearbeiter, oder automatischer Datenimport.

Screenshot eines Änderungsverlaufs von Easy Travel

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